申込完了を確認
申込番号、件名、主催者の送信元アドレスを控え、入力したアドレスに誤りがないか確認します。
イベント申込のメール運用
イベント申込には使い捨てメールを。終了後のマーケティングは別アドレスへ
申込フォームの送信から入場コードの受け取りまで、まずメールの流れを整理し、イベント終了後もこの経路を残すか判断しましょう。
確認メールはゴールではありません
イベントメールは通常4回に分けて届きます
使い捨てメールは最初の歓迎メールだけでなく、イベント期間全体をカバーできるものを選びましょう。
メールアドレスを確認
メールの有効期限が切れる前に、確認リンクを早めに開きましょう。短時間で失効するリンクもあります。
日程変更を待つ
オンライン参加リンク、会場、時間はイベント前日に再度更新されることがあります。
ダウンロードは一度だけ
アジェンダやチケットを受け取った後に連絡が不要なら、使い捨てメールを使い、ファイルの確認が済んだらアドレスを切り替えられます。
当日開催のオンラインイベント
有効期限はイベント終了後数時間まで設定し、臨時の参加リンクや録画のお知らせも受け取れるようにします。
複数日にわたるカンファレンス
毎日変更が入る可能性があるため、終了後まで延長するのがおすすめです。終了後の資料が必要なら、余裕を追加してください。
長期的なコミュニティ
申込と同時に継続的なコミュニティへ参加する場合は、一時停止できる転送先のほうが、使い捨てアドレスより安心です。
申込前に確認したい4項目
| 確認項目 | 重要な理由 | 合格基準 | 不合格の場合 |
|---|---|---|---|
| アカウントの復旧が必要か | イベントプラットフォームで後からログインを求められる場合がある | チケットだけで参加できる | 長期利用のメールアドレスまたはエイリアスに変更する |
| 最後にメールが届く時期 | メールの有効期間を決める | イベント終了前に予測できる | 少なくとも半日の余裕を確保する |
| 添付ファイルとリンク | 別途保存が必要になる場合がある | ダウンロード済みで開ける | メールの有効期間を延長してから確認する |
| マーケティング同意欄 | 不要な後続メールを減らす | 必須でない項目の選択を解除している | イベント後にアドレスを変更するか経路を一時停止する |
使い捨てメールを使うべきでないのはどんなとき？
チケットや支払い証明がメールアドレスに紐づいている場合、主催者が返金手続きをメールで行う場合、またはイベントアカウントの復旧に長期的なアクセスが必要な場合は、まもなく失効するアドレスを使うべきではありません。その場合はイベント専用の転送先を作成すれば、本来のメールアドレスを隠しながら管理権限を維持できます。
本人確認書類、医療情報などの機密情報を提出するイベントでは、信頼できる長期利用のメールアドレスを優先し、主催者のプライバシーに関する説明も確認してください。
イベント終了後はどう整理する？
まず、チケット、証明書、録画、正当に必要な添付ファイルを保存し、未処理の返金やフィードバックがないことを確認します。その後、使い捨てアドレスを変更するか、ダッシュボードから今回のイベント用に作った転送先を一時停止できます。
関係のないマーケティングメールが届き続けても、不審な配信停止リンクはクリックしないでください。使い捨てアドレスはそのまま使うのをやめ、転送先は一時停止または削除できます。